Механізми роботи із вмістом документу

 Вибір мови

Вибір мови тексту визначає можливість автоматичної перевірки правопису і розстановку переносів.

У Word 2010 вибір мови зазвичай проводиться автоматично залежно від використовуваної розкладки клавіатури. При введенні тексту в російській розкладці встановлюється російська мова, при введенні тексту в англійській розкладці - англійська (США).

При необхідності мову тексту можна встановити самостійно.

  1. Виділіть весь документ або його фрагмент.
  2. У вкладці Рецензування у групі Правопис натисніть кнопку Мова та в меню оберіть команду Мова перевірки правопису (рис. 2.4). 
    Выбор языка проверки правописания Рис. 2.4. Вибір мови перевірки правопису
  3. У діалоговому вікні Мова (рис. 2.5) виберіть потрібну мову.
    Выбор языка проверки правописания

Рис. 2.5. Вибір мови перевірки правопису

Мови, для яких підключені відповідні словники перевірки правопису і розстановки переносів, у списку (див. рис. 2.5) відображені із позначкою перевірки правопису.

Для переходу до діалогового вікна Мова можна також клацнути по ярлику мови в рядку стану.

Використання буфера обміну Office

У буфері обміну Office може одночасно зберігатися до 24 фрагмента. Щоб скористатися ними, необхідно вивести у вікно Word область завдань Буфер обміну.

Для відображення області завдань у вкладці Головна клацніть по значку групи Буфер обміну. У деяких випадках ця область завдань може з'являтися автоматично.

Область завдань Буфер обміну в Word 2010 зазвичай відображається в лівій частині вікна (рис 2.15). При бажанні область завдань можна перемістити до правого краю вікна.

Область задач Буфер обмена

Рис. 2.15 Область завдань Буфер обміну

В області завдань відображаються всі накопичені елементи (об'єкти). Вид значка елемента залежить від джерела даних. Для вставки будь-якого елементу клацніть по ньому лівою кнопкою миші. Для вставки відразу всіх елементів в тому порядку, як вони містилися в буфер обміну, натисніть кнопку Вставити все. Для перегляду додаткових параметрів відображення або приховання буфера обміну клацніть по кнопці Параметри.

Окремі елементи можна видалити з буфера обміну. Клацніть по елементу в області завдань правою кнопкою миші і виберіть команду контекстного меню Видалити. Для видалення відразу всіх елементів натисніть в області завдань кнопку Очистити все (див. рис 2.15).

Щоб приховати область завдань, натисніть кнопку Закрити у правому верхньому кутку області.

 

Вставка спеціальних символів

При введенні тексту часто доводиться використовувати символи, яких немає на клавіатурі. Це можуть бути деякі математичні символи, наприклад, \pm\;\times\;^\circ\;\ne\;\approx\;\sum; літери грецького алфавіту, наприклад, \alpha\;\beta\;\chi\;\delta\;\phi; латинські літери з надбуквеннимі значками, наприклад, \tilde n\;\ddot o\;\grave e\;\check s; або просто символи-картинки, наприклад, .

  1. У вкладці Вставка у групі Символи клацніть по кнопці Символ. Клацніть по потрібному символу. Якщо в списку, потрібного символу немає, виберіть команду Інші символи (рис. 2.1)     
    Вставка специальных символов
                           Рис. 2.1. Вставка спеціальних символів
  2. У вкладці Символи вікна Символ (рис 2.2) у списку, Шрифт виберіть шрифт символів.           
    Вставка специальных символов
                                                   Рис. 2.2. Вставка спеціальних символів
  3. Двічі клацніть лівою кнопкою миші по зображенню потрібного символу. Можна також виділити зображення потрібного символу, а потім натиснути кнопку Вставити.

Можна вставити кілька символів. Не закриваючи вікна Символ, в документі переведіть курсор в інше місце і продовжуйте вставку символів. Для закінчення роботи натисніть кнопку Закрити, або Скасувати, або клавішу Esc.

Для зручності роботи можна змінювати розміри вікна Символ. Наведіть покажчик миші на будь-яку межу вікна і коли він набуде вигляду двонаправленої стрілки, перетягніть межу, щоб вибрати необхідний розмір.

Використані раніше спеціальні символи можна швидко вставити знову, оскільки вони автоматично заносяться у список кнопки Символ (рис. 2.1).

Математичні символи здебільшого знаходяться в шрифті Symbol. Шрифт (звичайний текст) включає в себе букви латиниці і кирилиці спеціального зображення, букви івриту, арабської та грецької мов, деякі грошові символи і багато іншого. Шрифти Webdings, Wingdings, Wingdings2, Wingdings3 містять різні символи-стрілки, символи-картинки і т. д.

Особливе місце займає шрифт Arial Unicode MS. Використовуючи для подання кожного знака більше ніж один байт, цей шрифт дозволяє представити в одному наборі знаків майже всі мови світу.

Для вставки часто використовуваних символів можна створити елемент автозаміни.

  1. У вікні Символ (див. рис. 2.2) виділіть зображення символу і натисніть кнопку Автозаміна.
  2. У вікні Автозаміна (мал. 2.3) в полі Замінити введіть поєднання символів, які при введенні тексту будуть замінюватися обраним символом.
  3. Натисніть спочатку кнопку Додати, а потім кнопку ОК.

Создание элемента автозамены для специального символа

Рис. 2.3. Створення елементу автозаміни для спеціального символу

Тепер при введенні тексту досить ввести встановлене буквосполучення і поставити пробіл, після чого буквосполучення заміниться відповідним символом.

 

Додавання змісту

Для створення змісту заголовки в тексті документа повинні бути належним чином позначені. Найпростіше для цього при оформленні заголовків використовувати стилі типу Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3 і т.д.

  1. У вкладці Посилання у групі Зміст клацніть по кнопці Зміст і в списку виберіть один з пропонованих варіантів автоматично створюваного змісту (рис. 2.6). Типово в зміст включаються заголовки, оформлені стилями Заголовок 1-3.        
    Выбор типа оглавления
                                                   Рис. 2.6. Вибір типу змісту
  2. Зміст вставляється як спеціальне поле. При наведенні вказівника миші зміст затінюється блідим фоном (рис 2.7). При друку документа цей фон не відображається. 
    Оглавление в документе                                                        Рис. 2.7. Зміст у документі
  3. При фіксації курсора в створеному змісті з'являється рамка елемента управління текстом, а сам текст змісту затінюється сірим фоном (рис 2.8). При друку документа цей фон не відображається.           
    Оглавление в документе                                    Рис. 2.8. Зміст у документі

Можна налаштувати параметри створюваного змісту. У вкладці Посилання у групі Зміст клацніть по кнопці Зміст і в меню виберіть команду Зміст (див. рис. 4.19). У діалоговому вікні Зміст (рис 2.9) виберіть і встановіть опції. Можна, наприклад, вибрати інший заповнювач або рівні заголовків, що включаються до змісту.

Настройка параметров оглавления

Рис. 2.9. Налаштування параметрів змісту

Якщо в документі проведені зміни, зміст слід оновити.

  1. У вкладці Посилання у групі Зміст клацніть Оновити таблицю. Якщо курсор знаходиться в змісті і відображається рамка змісту, можна натиснути кнопку Оновити таблицю розташовану у верхній частині рамки (рис 2.10).    
    Обновление оглавления                                                       Рис. 2.10. оновлення змісту
  2. У вікні запиту на оновлення змісту (рис 2.11) виберіть режим.
    Обновление оглавления                                                         Рис. 2.11. Оновлення змісту

Для видалення змісту у вкладці Посилання у групі Зміст клацніть по кнопці Зміст і в меню виберіть команду Видалити зміст (див. рис 2.6).

 

Додання титульної сторінки

До документа можна додати спеціально оформлену титульну (першу) сторінку.

  1. У вкладці Вставка у групі Сторінки клацніть по кнопці Титульна сторінка і в списку виберіть один з пропонованих варіантів (рис 2.12).           
    Выбор титульной страницы
                                                   Рис. 2.12. Вибір титульної сторінки
  2. Додана сторінка може мати малюнки та інші графічні об'єкти, а також підказки із зазначенням інформації, що вводиться (рис 2.13).       
    Титульная страница
                                                   Рис. 2.13. Титульна сторінка

Деякі поля титульної сторінки заповнюються автоматично, при цьому інформація береться, наприклад, з властивостей файлу. Деякі поля треба заповнювати самостійно.

При заповненні полів не обов'язково слідувати наявних в них підказкам. Можна змінювати вміст автоматично заповнених полів. Незаповнені поля залишати не можна; їх слід видалити.

Вміст полів можна оформляти як звичайний текст. На титульну сторінку можна додавати текст, таблиці, графічні об'єкти.

Для видалення титульної сторінки у вкладці Вставка у групі Сторінки клацніть по кнопці Титульна сторінка і в меню виберіть команду Видалити поточну титульну сторінку (см.2.12).

 

Заміна тексту

У документі може знадобитися замінити який-небудь текст.

  1. У вкладці Головна у групі Редагування натисніть кнопку Замінити.
  2. У вкладці Замінити діалогового вікна Знайти і замінити в полі Знайти введіть текст, у полі Замінити на - замінюючий текст (рис 2.14).       
                                Рис. 2.14 Вікно пошуку та заміни
  3. Щоб знайти наступне входження тексту в документі, натисніть кнопку Знайти далі.
  4. Щоб замінити входження тексту в документі, натисніть кнопку Замінити. Після натискання кнопки Замінити буде виділено наступне входження зазначеної фрази.
  5. Щоб замінити всі входження тексту в документі, натисніть кнопку Замінити все.

 

Перевірка правопису

При введенні тексту Word 2010 зазвичай автоматично проводить перевірку правопису (орфографію і граматику).

Можна налаштувати основні параметри такої перевірки.

  1. Перейдіть у вкладку Файл і виберіть пункт Параметри.
  2. У діалоговому вікні Параметри Word перейдіть в категорію Правопис.
  3. Встановіть параметри перевірки орфографії та граматики. На рис 2.20 показані рекомендовані для більшості випадків параметри.     
    Настройка проверки правописания
                                       Рис. 2.20. Налаштування перевірки правопису

Перевірку правопису можна робити як при введенні тексту, так і після введення тексту одразу в усьому документі.

Правопис можна перевіряти для всіх мов, для яких встановлена така можливість. За замовчуванням у Word 2010 - це російська, англійська та німецька, українська. Можна додати й інші мови.

Перевірка орфографії ведеться шляхом порівняння слів у документі зі словами, наявними в основному і допоміжних словниках Microsoft Office 2010. Таким чином, фактична друкарська описка або помилка можуть бути пропущені, якщо таке слово є в словниках. Наприклад, якщо замість слова "сторінка" буде написано "станиця" або "мандрівниця", Word не встановить це як помилку. З іншого боку, правильно написані слова, відсутні в словниках, будуть визначені як помилкові. Зазвичай це стосується спеціальних термінів і власних імен.

Перевірка граматики та стилістики проводиться на основі правил, закладених в Word 2010. Вибрати набір правил можна у вікні налаштування параметрів перевірки правопису (див. рис 2.20) у списку, Набір правил. Натиснувши кнопку Налаштувати, можна переглянути і змінити набір правил.

Необхідно відзначити, що перевірка правопису засобами Word 2010 не виключає необхідності ретельної перевірки правопису документа самим користувачем.

Перевірка правопису при введенні тексту

При введенні тексту в документі червоною хвилястою лінією підкреслюються слова, в яких є орфографічні помилки, а також повтор одного і того ж слова. Зеленою хвилястою лінією підкреслені слова, розділові знаки, фрагменти речень і цілі речення, в яких є граматичні та стилістичні помилки, а також помилки в розстановці розділових знаків.

Для виправлення орфографічної помилки клацніть правою кнопкою миші по підкресленому слову і в контекстному меню виберіть правильний варіант написання слова (рис 2.21).

Исправление орфографической ошибки в документе

Рис. 2.21. Виправлення орфографічної помилки в документі

Варіанти написання слів пропонуються тільки тоді, коли в словнику є схожі за написанням слова. В іншому випадку в контекстному меню буде вказано - немає варіантів. Тоді внесіть виправлення самостійно.

Для виправлення граматичної помилки клацніть правою кнопкою миші по підкресленому тексту. У контекстному меню буде описана виявлена помилка (рис 2.22) або може бути запропонований варіант її виправлення (рис 2.23).

Описание грамматической ошибки в документе

Рис. 2.22. Опис граматичної помилки в документі

Вариант исправления грамматической ошибки в документе

Рис. 2.23. Варіант виправлення граматичної помилки в документі

У першому випадку внесіть виправлення самостійно, у другому - клацніть по запропонованому варіанту виправлення помилки.

 

Переміщення та копіювання фрагментів документа

Переміщення та копіювання перетягуванням

Переміщати і копіювати можна тільки виділені фрагменти документа.

У межах видимої частини документа найпростіше переміщати і копіювати фрагменти перетягуванням.

Виділіть фрагмент документа і наведіть на нього вказівник миші так, щоб курсор прийняв вигляд стрілки, повернутою вліво-вгору.

  1. Натисніть ліву кнопку миші і, не відпускаючи її, перемістіть фрагмент туди, куди потрібно; при цьому поряд з вказівником миші з'явиться пунктирний прямокутник, в місці передбачуваної вставки відображається спеціальна мітка, а в рядку стану з'являється питання Куди перемістити? (рис 2.16). 
    Перемещение фрагмента документа перетаскиванием
                           Рис. 2.16. Переміщення фрагмента документа перетягуванням
  2. Після того, як буде відпущена ліва кнопка миші, відбудеться переміщення фрагмента (рис 2.17).           
    Перемещение фрагмента текста перетаскиванием (окончание)
                Рис. 2.17. Переміщення фрагмента тексту перетягуванням (завершення)

Після перетягування тексту безпосередньо під вставленим фрагментом з'являється кнопка Параметри вставки (див. рис 2.18). При натисканні цієї кнопки відображається список, в якому можна вибрати спосіб вставки даних в документ. Перелік доступних варіантів залежить від типу вставляючого вмісту, а також від формату тексту, в який проводиться вставка.

Копіювання фрагмента перетягуванням робиться точно так само, як і переміщення, тільки при натиснутій клавіші клавіатури Ctrl.

  1. Натисніть ліву кнопку миші, потім клавішу Ctrl. При натиснутій лівій кнопці миші перемістіть фрагмент туди, куди потрібно; при цьому поряд з вказівником миші з'явиться пунктирний прямокутник зі знаком + (плюс), в місці передбачуваної вставки відображається спеціальна мітка, а в рядку стану з'являється питання Куди копіювати?.
  2. Відпустіть ліву кнопку миші і клавішу Ctrl.

Текст можна перетягувати і за межі видимої частини документа, наприклад, вниз або вгору. Для цього треба, схопивши текст, переміщати його вниз або вгору до межі видимої частини документа і там зупинити. Документ почне автоматично прокручуватися у своєму вікні. У потрібний момент виведіть вказівник наполе документа - прокрутка зупиниться. Перш ніж фрагмент НЕ буде поміщений туди, куди потрібно, ліву кнопку миші відпускати не можна!

Виділений текст можна перетягувати і при натиснутій правій кнопці миші. При цьому в документі також з'являється мітка вставки. По закінченні перетягування виникає контекстне меню, в якому можна вибрати необхідну дію (Перемістити або Копіювати).

Переміщення та копіювання з використанням буфера обміну

Буфер обміну - спеціальна область пам'яті комп'ютера, в якій можуть зберігатися файли або їх фрагменти.

Процедура переміщення і копіювання через буфер обміну завжди складається з двох дій. Спочатку необхідно відправити фрагмент у буфер, а потім витягти його звідти для вставки в документ.

Для переміщення необхідно вирізати текст в буфер обміну. Це можна зробити, наприклад, такими способами:

  1. у вкладці Головна у групі Буфер обміну натисніть кнопку Вирізати.
  2. клацніть по виділеному фрагменту правою кнопкою миші і виберіть команду контекстного меню Вирізати;

Для копіювання необхідно копіювати текст в буфер обміну. Це можна зробити, наприклад, такими способами:

  1. у вкладці Головна у групі Буфер обміну натисніть кнопку Копіювати.
  2. клацніть по виділеному фрагменту правою кнопкою миші і виберіть команду контекстного меню Копіювати;

Для того щоб витягти текст з буфера обміну і вставити його в документ, можна, наприклад:

  1. поставити курсор в місце вставки і у вкладці Головна у групі Буфер обміну натиснути кнопку Вставити.
  2. клацнути в місці вставки правою кнопкою миші і в контекстному меню вибрати спосіб вставки (рис 2.18).

Выбор способа вставки фрагмента из буфера обмена

Рис. 2.18. Вибір способу вставки фрагмента з буфера обміну

Варіанти способів вставки залежать від виду інформації, що знаходиться в буфері обміну (звичайний текст або список, малюнок, таблиця і т.д.) і від оточення, в яке вставляється фрагмент (звичайний текст або список, малюнок, таблиця і т.д.) . При наведенні покажчика миші на значок способу вставки спрацьовує функція динамічного (попереднього) перегляду та текст відображається в документі так, як він буде виглядати при обраному способі вставки (рис 2.19).

Предварительный просмотр результатов вставки фрагмента из буфера обмена

Рис. 2.19. Попередній перегляд результатів вставки фрагмента з буфера обміну

Після вилучення фрагмента з буфера обміну так само, як і під час перетягування, з'являється кнопка Параметри вставки (див. рис 2.18). При натисканні цієї кнопки відображається список, в якому можна вибрати спосіб вставки даних в документ. Перелік доступних варіантів залежить від типу вставляючого вмісту, а також від формату тексту, в який проводиться вставка.

Розстановка переносів

Перенесення в словах категорично недопустимо розставляти з використанням клавіші - (дефіс).

Переноси розставляються відразу у всьому документі. Виділяти якийсь окремий текст марно.

У вкладці Розмітка сторінки у групі Параметри сторінки клацніть по кнопці Розстановка переносів і в меню виберіть режим Авто (рис 2.24).

Автоматическая расстановка переносов

Рис. 2.24. Автоматична розстановка переносів

Для налаштування параметрів переносів виберіть команду Параметри розстановки переносів (див. рис 2.24). У діалоговому вікні Розстановка переносів можна, наприклад, відмовитися від переносів у словах з прописних літер (рис 2.25).

Настройка параметров расстановки переносов

Рис. 2.25. Налаштування параметрів розстановки переносів

Можна заборонити розстановку в деяких фрагментах документа, наприклад, в заголовках.

  1. Виділіть текст документа, в якому забороняються переноси.
  2. У вкладці Головна або Розмітка сторінки клацніть по значку групи Абзац.
  3. У вкладці Положення на сторінці діалогового вікна Абзац встановіть позначку заборонити автоматичне перенесення слів (рис 2.26).

Запрет переносов во фрагменте документа

Рис. 2.26. Заборона переносів у фрагменті документа